Pocos aspectos de la cultura corporativa causan más disgusto y son más ridiculizados que las reuniones internas de las oficinas. Los empleados en su mayor parte, sienten que son tediosas. Los gerentes se quejan abiertamente sobre su inefectividad. Y la peor parte es que usualmente dan lugar a más reuniones. Aquí presentamos seis formas en que las compañías pueden reducir el número de reuniones que programan y revitalizar aquellas que queden.

1. Recorte la grasa de su calendario de reuniones. Nuestra creciente aversión a las reuniones parte del hecho de que a menudo su existencia no tiene justificación y usualmente pueden ser sustituidas por un email resumen. Las reuniones deben para la toma de decisiones, y no para malgastar tiempo en el parloteo genérico de “lo que hice la semana pasada”. Y aquellas que la gerencia superior estime necesarias deben ser acortadas en tiempo, para forzar a que sean más eficientes.

2. Calcule el costo de estar reunidos. Los programas para cálculos del costo de las reuniones, que están disponibles en aplicaciones en línea y por móvil, pueden ayudar a las compañías a computar ese costo. Entrando el número de personas que asisten y su salario promedio, los gerentes pueden conocer el precio de la reunión y extrapolar potencialmente ese dato para calcular el costo semanal, mensual o anual de estas reuniones.

3. Saque su reunión del salón de reuniones. La mayoría detesta sentarse en un mismo lugar por largos períodos de tiempo. Se vuelven ansiosos, desafinados y torpes cuando llega su turno de contribuir. Cuando las apuestas son elevadas, trate de sacar afuera la reunión (siempre que el clima lo permita). En vez de sentirse amontonados e inquietos, los empleados probablemente apreciarán respirar aire puro, lo cual puede motivar su creatividad.

4. Use la tecnología para mantener sus reuniones en el camino correcto. La mayoría de las reuniones de negocios son, casi por definición, desorganizadas. La gente llega tarde, les toma gran tiempo sintonizarse y un comentario puede convertirse en una digresión de media hora. Su compañía debe tratar de usar un software para asegurar que no solo la conversación se mantenga en su rumbo, sino que los puntos de acción del equipo sean expresados en detalle y ejecutados una vez que la reunión termine.

5. Use tecnología de apalancamiento para sincronizar a sus empleados remotos. Trabajar a distancia puede ser muy útil, tanto para el empleado, como para el empleador. Cuando los trabajadores se sienten liberados de sus escritorios, pueden a menudo pensar más libre y creativamente. Las compañías reciben los beneficios de esa liberación. Pero la formación del equipo y la comunicación son extremadamente difíciles de manejar cuando los miembros del equipo están diseminados por todo el país y aun por el mundo. Solo tener a todos en la misma página puede ser un ejercicio laborioso y que hace perder el tiempo.

6. Visualice los objetivos del equipo. Ya las presentaciones de PowerPoint tienden a aburrir a los empleados. Peor, los importantes conceptos que se supone que tengan que articularse, a veces se oscurecen en diapositivas con enunciados manidos y visualizaciones decadentes. Muchas grandes corporaciones y organizaciones han introducido escribas para ilustrar los puntos de discusión y establecer las conexiones en sus presentaciones. Los gráficos permiten a los clientes corporativos dar una mirada fresca a las metas y objetivos de sus compañías, y ver cómo ambas cosas pueden ser entretejidas.