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Miguel Ángel Pla// Presidente y Director General // direccion@miguelpla.com // Teléfono: (81) 43 00 25

La calidad y la productividad son factores clave para la competitividad y siempre fueron un factor inquietante de los sectores productivos, especialmente en países con economía abierta.

Concentrar los esfuerzos para mejorar la productividad y la calidad de una organización generalmente proporcionan una mayor satisfacción interna y externa, porque las dos vías se benefician en relación con los precios y la fiabilidad en general.

Utilizando técnicas del sistema de gestión de la calidad, en combinación con las tecnologías BPM para el mapeo de procesos, pruebas y análisis de coste-beneficio, se puede lograr una mejora sostenida en todos sus procesos y en los flujos de trabajo, llegando así a mejores resultados de productividad con defectos decrecientes, retrasos reducidos y costos más bajos.

6 pasos para mejorar la calidad y la productividad de las organizaciones

Paso 1: Analice sus procesos

No se concentre en las personas que hacen el trabajo, sino en las tareas que realizan. Estandarice las políticas y procedimientos de su empresa para maximizar la eficiencia.

Capacite a todo el personal adecuadamente para que puedan producir productos de alta calidad y sentirse orgullosos por su trabajo.

Paso 2: Equipare sus procesos de negocio con otras empresas del sector

Investigue las formas de trabajo y la organización de las empresas competidoras para mezclar y mejorar sus procesos. Toda la información es importante ya que puede resultar en un ahorro de tiempo y dinero y buenas ideas para realizar mejoras.

Paso 3: Desarrolle medidas de desempeño

Evalúe sus procesos actuales para identificar problemas, prevea los resultados futuros y mida las ganancias de productividad a través de indicadores clave de rendimiento para su industria.

Por ejemplo, calcule la calidad y la productividad de su centro de atención al cliente, midiendo el tiempo medio para la solución de problemas y la tasa de satisfacción de los clientes en los casos de apoyo.

 

Paso 4: Haga pruebas de calidad en sus procesos

Haga pruebas durante el proceso y no sólo al final, cuando se hace más costoso repararlo.

Si es posible, aplique pruebas automatizadas que se puedan realizar sin intervención humana y que resulten en procesos de aprobación o desaprobación, fáciles de interpretar, modificar y corregir.

 

Paso 5: Utilice estrategias de negocios para mejorar su calidad y productividad

Determine la causa raíz de los problemas y esté preparado para llevar a cabo intervenciones de diseño para mejorar u optimizar los procesos.

Controle la producción de manera que los defectos sean corregidos al principio, antes de que afecten su producto final.

 

Paso 6: Esté atento a la retroalimentación

Calcule la calidad y los incrementos de productividad relacionados a los aumentos de satisfacción del cliente.

Obtenga opiniones de los empleados, clientes, proveedores y socios de negocios, para conocer su opinión sobre sus productos o servicios.

Utilice los comentarios de los clientes para mejorar los productos actuales e influir en el diseño de los nuevos.

 

Miguel Ángel Pla // Presidente y Director General // direccion@miguelpla.com // Teléfono: (81) 43 00 25

 

Management and organizational research over the past twenty years can shed light on the key ways in which global diversity can provide competitive advantage.

A recent survey of European business leaders found that four benefits of diversity were most often mentioned there:

+improved team effectiveness and cooperation;

+increased productivity;

+improved customer intimacy; and

+broader access to labor markets.

Global diversity can also have an impact on customer and market penetration. For example, in 2002, Spanish tourism chief Juan José Guemes outlined his plan to emphasize the country’s cultural diversity to compete with cheaper European destinations, using diversity as a clear market differentiator. Americans view the mixing of cultures as synergistic. In May 1999, a Pew poll found that 71 percent of Americans agreed that cultural diversity was a “major reason” for American’s success.

Other benefits of global diversity include:

Creativity and Problem Solving

Proponents of diversity maintain that different opinions provided by culturally diverse groups make for better-quality decisions. As U.S. -based communications firm Bell Atlantic´s CEO Ivan Seidenberg once said, “If everybody in the room is the same, you’ll have a lot fewer arguments and a lot worse answers.”

A laboratory study found that initially culturally homogeneous teams performed better than culturally diverse groups. However, as time passed, the between-group differences began to converge, and after a certain point the heterogeneous teams performed better than the homogeneous ones.

Innovation and Alternatives

Research has shown other business gains of diversity as well: Minority views also stimulate consideration of non obvious alternatives in work setting and are useful for making valuable judgments in novel situations. Heterogeneity in decision-making and problem-solving styles produces better decisions through the operation of a wider range of perspectives and a more thorough critical analysis of issues.

Environmental Scanning and Flexibility

Still others have argued that diversity may be coupled with better environmental scaling and greater flexibility to respond to environmental changes because members of diverse teams are more likely to disagree with each other and find fault with the status quo.

Comprehensive Decision Making

One key variable linking employee diversity with organizational performance is the comprehensiveness of decision making. That is, diversity aids teams in their attempt to be exhaustive or inclusive in considering alternative options or solutions to the task at hand. An empirical study in 1993 found that comprehensiveness makes a greater contribution to firm performance in “relatively fast changing, unpredictable environments.”

Social Cohesion

Paul Collier, chief development economist at the World Bank, advances a thesis that takes the impact of diversity a step further: the diversity in a country inversely correlates with peace and harmony. “In other words, the less diversity, the greater chances of violent social conflict. The more diversity, the more likely that differences will be resolved peacefully.” Examining conflicts over the period 1960 to 1995, Collier found that “heterogeneity strengthens, not weakens, social cohesion.”

Economic Development

Writing in the Singapore Management Review, Paso Raatikainen notes additional business drivers for global diversity, including the ongoing need for skilled labor in countries such as Thailand, where there is a shortage of skilled and unskilled workers because of rapid industrialization. “Without a multicultural and diverse workforce,” says Raatikainen, “economic growth cannot continue. The same is true in Singapore, where about five hundred thousand non-Singaporean and culturally diverse people are doing unskilled word, contributing heavily to the economic development of the nation.

 

To summarize, global diversity:

+Enhances the quality of problem solving and innovation;

+Enhances productivity;

+Enhances global customer and market penetration;

+Enhances the ability to attract and retain top talent;

+Contributes to social cohesion; and

+Contributes to economic development and growth worldwide.

Miguel Ángel Pla // Presidente y Director General // direccion@miguelpla.com // Teléfono: (81) 43 00 25

 

La solución no es esforzarse mucho, sino hacer algo diferente que nos ayude a conseguir nuestro objetivo

Todos tenemos alguna debilidad, o un área de mejora, como se dice de un modo “políticamente correcto”. Puede ser de cualquier tipo, desde tener mala memoria o ser disléxicos, hasta no gustarnos las matemáticas y tener que enfrentarnos a un examen. Lo que sea. Cuando esto nos ocurre, nos podemos obsesionar y agobiar, o tenemos otra opción: convertirlo en una ventaja si hacemos algo diferente. Así lo explica Malcolm Gladwell en su libro David y Goliat con distintos ejemplos históricos. A priori, nadie daba un duro por Vietnam cuando Estados Unidos le declaró la guerra. Era un país infinitamente más pobre y con unos recursos armamentísticos muy inferiores. Pero aguantó. Se convirtió en el infierno de los americanos y consiguió que estos quisieran salir de allí pasados unos años. ¿Su clave? Se defendió con una estrategia diferente. Como eran menudos de tamaño y conocían el terreno mucho mejor que cualquier mapa, crearon túneles imposibles de acceder y disimularon su posición con un sinfín de estratagemas. No podían competir con las armas del enemigo, por lo que se inventaron herramientas rudimentarias pero muy efectivas. Y todo ello les permitió sorprender al ejército de Estados Unidos una y otra vez. Igual sucedió con David cuando se enfrentó a Goliat según la Biblia. No se le ocurrió pelearse cuerpo a cuerpo, ya que era casi un niño en comparación con un gigante, sino que le lanzó una piedra con una honda a cierta distancia y le dejó KO. Pues bien, todo lo anterior lo podemos trasladar a nuestras debilidades (salvando las “kilométricas” distancias y sin peleas de por medio).

Cuando algo se nos da mal, tenemos tendencia a esforzarnos mucho y la solución no se encuentra ahí, sino en hacer algo diferente, una estrategia contrapeso, que nos ayude a conseguir nuestro objetivo.

Primero, necesitas aceptar que tienes un área de mejora. Parece obvio, pero suele ser habitual negarlo y esto nos hace perder un tiempo precioso. Si se te da mal algo, no hay que echar balones fuera ni pelearse con la realidad. Tampoco ayuda quejarse de la mala suerte o de lo que sea… ¿o acaso conoces a alguien a quien todo se le dé bien al cien por cien? Cada uno tiene lo suyo, así que reconoce que eres humano, y no perfecto.

Segundo, busca el objetivo último y no lo pierdas de vista. Tomemos el ejemplo de mejorar la mala memoria. El objetivo es ser capaz de disponer de ciertas informaciones, y no tanto ganar el premio al que más recuerda lo que le rodea. Por ello, céntrate en lo esencial.

Y, tercero, define tu estrategia contrapeso. La estrategia habitual es entrenar la memoria con ejercicios y es posible que te ayude a mejorar algo, pero seguramente será difícil que te conviertas en el excelente “recordador de todo”. La otra alternativa es tu estrategia contrapeso, es decir, despertar tu creatividad para identificar qué se te da bien para conseguir tu objetivo último. En este caso, podría ser desde tomar apuntes en un cuaderno o hacerlo en el móvil con notas de voz hasta dibujar las ideas que en ese momento te parezcan relevantes. Con tu estrategia contrapeso, consigues acumular mucha información que luego, a la larga, te permite ser incluso más eficaz que aquel que hace gala de una memoria excelente.

En resumen, cualquier aparente debilidad puede ser el motor de partida para despertar la creatividad y buscar estrategias contrapeso, como sucedió con los vietnamitas o con David. La clave está en centrarse en el objetivo final y en reconocer que una aparente “debilidad” es una oportunidad que te ayuda a despertar la superación de ti mismo. Por ello, pregúntate: ¿qué se te da mal? ¿Qué estrategias contrapeso estás dispuesto a poner en marcha?

Miguel Ángel Pla

Presidente y Director General

direccion@miguelpla.com

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A continuación encontrarás una recopilación de técnicas y herramientas que han demostrado ser útiles para mejorar tu asertividad. No es necesario que las interiorices todas, con tan sólo poner en práctica algunas seguro que notas la diferencia.

1. Reemplaza tus pensamientos negativos

Para empezar es clave que sustituyas los pensamientos negativos que te surgen cuando haces valer tus derechos.

Evita pensar cosas como “Soy un mal amigo por no dejarle dinero a mi colega” y cámbialo por una visión más positiva y personal como “Merezco que me respeten y no puedo dejarle dinero a alguien que nunca me lo ha devuelto”.

No puedes cambiar tus emociones, pero sí la forma en que las interpretas.

Consejo
Sólo si crees estar en el derecho de expresar tus sentimientos y defender tus ideas podrás hacerlo sin herir a nadie. Empieza a pensar egoistamente en positivo.

2. Comprende que la gente no puede leerte la mente

Un gran y clásico error de la gente pasiva es suponer que la gente sabe qué está ocurriendo en tu interior.

Quizás creas que tu jefe sabe que quieres un aumento de sueldo, o que tu novia espera que la invites a una cena romántica, o que tu amigo sabe lo mucho que te molesta que le dejes un videojuego y que luego no te lo devuelva.

Sin embargo la gente no suele tener ni idea de lo que te molesta o de lo que realmente esperas de ellos. Así pues, no utilices el argumento de que ya saben lo que quieres como excusa para no dar un paso al frente, porque es falso.

Consejo
Si quieres que la gente tenga en cuenta tus deseos y necesidades deberás empezar por expresarlas claramente.

3. Defiende “tu” verdad, no “la” verdad

Hablar de forma asertiva no transforma tu mensaje en la única verdad, pero sí que lo transforma en tu verdad.

Espero que estés de acuerdo conmigo en que no existe la verdad absoluta. La verdad es un invento humano. Damos por sentado que determinadas cosas son ciertas para así poder entender el mundo que nos rodea.

Cada una de nuestras verdades se fundamenta en nuestras experiencias pasadas y conocimientos. Eso te permite hablar de tus verdades incluso cuando no son ciertas para los demás. Y por ese motivo también debes escuchar lo que ellos tienen que decir.

Las verdades pueden ser desagradables, pero ese no es el motivo para no decirlas. A menudo las verdades más duras son las más valiosas. ¿Te acuerdas de la historia del traje nuevo del emperador? Es una fábula sobre la falta de asertividad, y al final se demuestra que decir lo que crees que es verdad puede tener un poder enorme.

Consejo
Una verdad que nunca te podrá ser negada es cómo te sientes. Nadie podrá discutirte si estás contento, triste o enfadado, porque sólo tú conoces tus sentimientos.

4. Recuerda tu objetivo pase lo que pase

Imagínate que llevas una temporada poco motivado en el trabajo y decides ir a hablar con tu jefe. Si tan sólo le expones el problema -no te sientes motivado- lo que haces es traspasarle toda la responsabilidad a él.

Lo que decida quizás te guste, o quizás no, porque le has dejado libertad para decidir.

Para ser asertivo no debes exponer tan sólo las situaciones, también debes dejar muy claro lo que quieres.

No es fácil saber lo que se quiere, así que te recomiendo que antes lo pienses detenidamente. ¿Realmente quieres un aumento de sueldo o un proyecto más motivador? ¿Deseas que tu novio no salga tanto con tus amigos o que cuando esté contigo te dedique más atención y cariño?

Cuanto más claro tengas lo que quieres, más probable será que lo consigas.

Una vez tengas un objetivo, no te apartes de él. En una conversación tensa es normal que haya ocasiones en las que la otra persona parezca no escucharte, no atienda a tus argumentos o incluso te desprecie.

En esos casos recuerda por qué estás allí. Recuerda que has regresado a la tienda a devolver un objeto defectuoso, que has llamado a tu vecino porque su música no te deja dormir por las noches, o que lo que realmente quieres es que tu novia no te ignore cuando está con sus amigas.

Tu objetivo es ése, y no ganar la discusión.

5. Sé siempre lo más concreto que puedas

Además de conocer cuál es tu objetivo real en esa situación, debes ser capaz de transmitir exacta y detalladamente lo que quieres y no una vaga idea general, o la situación probablemente se te escape de las manos.

Imagínate que entras en un restaurante a pedir algo para comer. ¿Verdad que no pedirías sólo “un bocadillo”? En su lugar pedirías algo más específico, como un bocadillo mediano de jamón ibérico con pan con tomate, ¿cierto?

Contrariamente a lo que hace mucha gente, no tiene ninguna utilidad mantener una conversación en la que tan sólo quieras expresar tu enfado. ¿Qué pretendes conseguir realmente?

Consejo
Recuerda en todo momento cuál es tu objetivo, por muy tensa que se ponga la conversación, y sé cuantó más específico mejor. Sólo de esta forma podrás defender realmente tus necesidades.

6. Haz referencia a los hechos y no a tus juicios

Es muy importante que en general te acostumbres a hablar de hechos objetivos y concretos, y no de tus conclusiones. ¿La diferencia?

Hecho objetivo: “Tu escrito tiene faltas de ortografía y el formato varía en cada página”

Tu conclusión: “Tu escrito es una chapuza”

Así lograrás que tu comunicación sea mucho más precisa y que la gente no se sienta agredida ni juzgada antes de empezar a tratar con el problema.

7. Añade motivos a lo que pides

Cuando pidas algo que realmente quieras conseguir explica también tus motivos. Dar motivos es una excelente forma de reducir las probabilidades de que te rechacen porque tu interlocutor verá que hay un razón real que sustenta tu petición, y que no es un capricho tuyo.

Fíjate en estos dos mensajes asertivos:

-Me gustaría que me subierais el sueldo un 15% porque de esta forma estaré alineado con la media del sector por el trabajo que estoy realizando.

-Disculpa, ¿te importaría hablar un poco más bajo por el teléfono? Me duele un poco la cabeza y me cuesta concentrarme así.

De la misma manera, cuando alguien te pida algo también estás en tu derecho a negarte sin dar explicaciones. A pesar de que dar un motivo es bueno porque restará agresividad a tu mensaje y proporcionará una explicación a tu comportamiento, también estarás dejando una puerta abierta a que tu interlocutor te lo discuta.

Si negarte sin dar explicaciones te parece demasiado brusco, una buena idea es ofrecer alternativas al final de tu negativa:

-No puedo ayudarte con el trabajo. Estoy a tope hasta fin de mes. ¿Por qué no se lo preguntas a Andrea a ver si a ella le va bien?

Consejo
Siempre que proporciones motivos concretos, tanto al pedir algo como al negarte, conseguirás que tu mensaje sea mucho más convincente y menos agresivo.

8. Habla desde “ti” y no desde “tú”

Incluso cuando no sea tu intención, es habitual que en las conversaciones intensas las demás personas perciban que las estás culpando. Utilizar la palabra “Tú” en tus argumentos puede intepretarse fácilmente como una acusación y entonces, como mecanismo de auto-protección, la gente se cierra y se distancia.

¿Por qué hablar desde ti (también llamado utilizar “mensajes Yo”) es tan importante en la comunicación asertiva?

Porque te ayudará a expresar tus verdades sin hacer que la otra persona se sienta atacada o se ponga a la defensiva. En lugar de decir “Me has tratado muy mal estos últimos días” puedes decir “Me siento disgustado con la forma en que me has tratado últimamente”.

Aunque básicamente estás diciendo lo mismo, lo centras en tus sentimientos en lugar de hacer ver a la otra persona que ha hecho algo mal. La clave es usar “Yo” en lugar de “Tú”, y mantenerse siempre concentrado en el problema que tienes, no en acusar o culpar la otra persona.

  • “Me siento incómodo cuando alguien conduce mi coche y prefiero ser yo quien lo haga” en lugar de “Es mejor que tú no conduzcas mi coche”
  • “Agradecería mucho que me avisara con unos días de antelación antes de decirme que tengo que viajar el fin de semana” en lugar de “Lo que ahora me pide es un problema”
  • “Me gustaría ser capaz de acabar mis argumentos sin que se me interrumpiera” en lugar de “¡Siempre estás interrumpiendo mis explicaciones!”
Consejo
Hablar desde ti expresando lo que sientes, crees y opinas en lugar de lo que hace la otra persona conseguirá que tus mensajes sean mucho mejor aceptados.

9. Contagia tus emociones

Otra de las ventajas de los mensajes “Yo” es que son muy difíciles de discutir porque siempre irán seguidos de una emoción o sensación, y nadie te podrá discutir nunca cómo te sientes.

Además, las emociones se contagian al hablar de ellas. Cuando expresas lo que sientes la gente empatiza contigo porque conoce la emoción a la que te estás refiriendo.

La gente tampoco suele ser consciente de las consecuencias de sus acciones sobre el estado emocional de los demás. Describir tus emociones probablemente sorprenda a muchos y les haga reflexionar.

Me siento muy desilusionada cada vez que me prometes algo y lo incumples de nuevo”es mucho más asertivo y te permitirá mantener una conversación más productiva que con un “¡Nunca cumples tus promesas!”.

Consejo
Describir con precisión tus emociones te ayudará a que la gente empatice más contigo y se muestre más receptiva a tus peticiones.

10. Reduce tu ansiedad con el lenguaje corporal

¿Te suena la serie “El encantador de perros”? En ella, el entrenador canino César Millánmuestra cómo educa perros.

Pero la realidad es algo distinta: César no adiestra perros, sino que entrena a sus amos para ser líderes. Y gran parte de lo que se aplica a los perros también puede aplicarse a los humanos.

El aprendizaje fundamental de César es que los perros son animales de manada y están preparados para seguir a los líderes más asertivos, los que no pierden la calma con facilidad. Enseña a los dueños a comportarse de esta forma, ya que su anterior conductanerviosa se contagiaba a los animales.

En los hombres ocurre lo mismo. Debido a que las emociones son contagiosas, si quieres comunicarte de forma asertiva deberás transmitir también eso con tu lenguaje corporal. Pero hay más.

En un estudio realizado en 2010 en estudiantes y hombres de negocio en las universidades de Harvard y Columbia descubrieron que los líderes más efectivos presentaban altos niveles de testosterona y bajas concentraciones de cortisol en su sangre.

Los niveles altos de testosterona están relacionados con una mayor asertividad, mientras que cantidades elevadas de cortisol se asocian con el estrés y el nerviosismo. Los líderes presentaban más testosterona y menos cortisol que el promedio de participantes.

Pero lo que vieron a continuación fue sorprendente.

Descubrieron que es posible modificar los niveles de estas hormonas en sangre gracias a la propiocepción o vía de doble sentido entre el cerebro y los músculos. En concreto, encontraron un tipo de posiciones, las llamadas Posturas de Poder, capaces de incrementar la producción de testosterona y reducir los niveles de cortisol.

Las Posturas de Poder son aquellas que hacen tu cuerpo tan grande como sea posible, como la posición que adoptan los deportistas cuando ganan una competición (brazos levantados, pecho hinchado, cabeza ligeramente hacia arriba y boca abierta) o las personas cuando están orgullosas (manos apoyadas en la cintura, piernas separadas, mentón hacia arriba).

Estas posturas son innatas: las adoptan incluso los atletas ciegos pese a no haber visto nunca a nadie hacerlas.

Lo que el estudio reveló es que mantener una postura de este tipo durante dos minutos podía alterar la producción hormonal y hacer que la gente se comportara de forma más asertiva.

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